Créer une expédition¶
Cette page décrit le processus complet de création d'une expédition, depuis le bouton « Créer » sur une commande jusqu'à l'obtention de l'étiquette et le suivi du colis.
Une opération du quotidien
Créer l'expédition d'une commande (colisage, étiquette, suivi) est accessible dès le rôle Vendeur : c'est une action sur la commande, pas un réglage du module d'expédition.
Où trouver le bouton « Créer »¶
Le bouton Créer apparaît sur chaque commande éligible dans deux endroits :
- La colonne Expédition du tableau des dernières commandes sur le Tableau de bord Caisse-Connect
- La métabox Expédition sur la page de détail d'une commande
Conditions d'éligibilité¶
Pour qu'une commande affiche le bouton « Créer » :
| Condition | Description |
|---|---|
| Offre Boxtal choisie sur la page de commande | Le client doit avoir sélectionné une offre de transport Boxtal lors de sa commande. Les commandes en retrait sur place ou sans offre Boxtal affichent un tiret |
| Commande facturée | Si l'option « Bloquer la création d'une expédition pour les commandes sans facture valide » est active (Configuration > Expédition des commandes non facturées), le bouton est désactivé tant que la caisse n'a pas facturé la commande |
Commande non facturée
Si le bouton est grisé avec l'infobulle « Commande non facturée -- création bloquée », cela signifie que la commande n'a pas encore été facturée par la caisse. Attendez la prochaine synchronisation ou désactivez le blocage dans la configuration.
Fenêtre de création (2 étapes)¶
Un clic sur le bouton « Créer » ouvre une fenêtre plein écran organisée en 2 étapes.
Étape 1 : Colisage¶
L'étape 1 permet de vérifier et ajuster la répartition des produits dans les colis avant de passer à l'enlèvement.
Barre de résumé¶
En haut de la fenêtre, une barre affiche :
| Élément | Description |
|---|---|
| Nombre de colis | Nombre total de colis dans le colisage |
| Coût expédition | Coût obtenu par la dernière cotation (apparaît après un rafraîchissement) |
| Bouton Rafraîchir | Relance une cotation en direct auprès de Boxtal avec le colisage actuel |
| Coût facturé | Montant d'expédition payé par le client lors de la commande, à titre de comparaison |
| Bouton Annuler | Ferme la fenêtre sans créer d'expédition |
| Bouton Réinitialiser | Revient au colisage initial calculé automatiquement |
| Bouton Enlèvement --> | Passe à l'étape 2 (désactivé tant qu'il reste des orphelins ou que le coût n'est pas calculé) |
Panneau gauche : colis et orphelins¶
Le panneau gauche contient :
- Bouton « + Ajouter un colis » -- Crée un colis vide
- Zone « Produits orphelins » -- Articles non encore placés dans un colis. Cette zone doit être vide pour pouvoir passer à l'étape 2
- Liste des colis -- Chaque colis affiche :
- Un select pour choisir l'emballage
- Le poids estimé, le poids réel et le poids maximum
- Le nombre d'articles dans le colis
- Une alerte visuelle si le poids dépasse la capacité de l'emballage
Panneau droit : détail du colis sélectionné¶
Quand vous cliquez sur un colis dans le panneau gauche, le panneau droit affiche le détail de son contenu :
| Information | Description |
|---|---|
| SKU | Code-barres du produit |
| Nom | Nom du produit |
| Poids | Poids unitaire du produit |
| Classe | Classe d'expédition du produit |
Drag-and-drop¶
Les articles sont déplaçables par glisser-déposer :
- D'un colis vers un autre colis
- D'un colis vers la zone orphelins
- De la zone orphelins vers un colis
- Sélection multiple via Ctrl+Clic pour déplacer plusieurs articles en même temps
Cotation live¶
Le bouton Rafraîchir dans la barre de résumé envoie une cotation réelle à Boxtal avec le colisage actuel. Le coût s'affiche à côté. Cette cotation tient compte du nombre de colis, de leurs dimensions et de leur poids.
Vérifier le coût avant de passer à l'étape 2
Le bouton « Enlèvement --> » est volontairement désactivé tant que vous n'avez pas lancé au moins une cotation. Cela vous permet de vérifier le coût réel avant de créer l'expédition.
Étape 2 : Enlèvement¶
L'étape 2 détermine comment les colis seront remis au transporteur.
Bouton retour¶
Le bouton <-- Retour au colisage permet de revenir à l'étape 1 pour modifier le colisage.
Récap offre¶
Un bandeau rappelle l'offre sélectionnée par le client sur la page de commande (nom et code de l'offre).
Mode de dépôt¶
Deux options radio :
| Mode | Description |
|---|---|
| Enlèvement sur place | Le transporteur vient chercher les colis à votre adresse d'expédition |
| Dépôt en point relais / bureau de poste | Vous déposez les colis dans un point prévu à cet effet |
Si mode « Enlèvement sur place »¶
L'adresse de l'expéditeur (configurée dans Configuration > Adresse expéditeur) est affichée à titre de rappel.
Si mode « Dépôt en point relais / bureau de poste »¶
Un select liste les points de dépôt disponibles à proximité de votre adresse d'expédition. Chaque option affiche :
- Le nom du point
- La distance
- L'adresse
Quand un point est sélectionné, ses informations détaillées s'affichent :
- Adresse complète
- Horaires d'ouverture (dans un volet dépliable)
Date de prise en charge¶
Une case à cocher Date de prise en charge souhaitée permet d'indiquer au transporteur quand les colis seront prêts. Si cochée, un champ date apparaît (minimum = aujourd'hui, valeur par défaut = prochain jour ouvré).
Bouton « Créer l'expédition »¶
Le bouton en bas de la fenêtre est activé quand toutes les conditions sont réunies :
- Tous les colis contiennent au moins un article
- Un mode de dépôt est sélectionné
- Si mode dépôt : un point de dépôt est choisi
- Si date cochée : la date est valide
Un clic crée l'expédition auprès de Boxtal. Après création, la fenêtre se ferme et la commande est mise à jour.
La valeur déclarée au transporteur est celle des articles de la commande, hors frais de port. Quand l'expédition compte plusieurs colis, elle est répartie entre eux au prorata de leur poids.
Une seule expédition par commande
Une commande qui porte déjà une expédition refuse d'en créer une seconde : un message l'indique et invite à recharger la page. Si la création échoue sur une erreur de connexion, le résultat est inconnu et le bouton reste inactif : rechargez la page pour vérifier si l'expédition a été créée avant de réessayer.
Après la création¶
Métabox commande¶
Une fois l'expédition créée, la métabox Expédition sur la page de détail de la commande affiche l'ensemble des informations :
Informations générales¶
| Élément | Description |
|---|---|
| Offre choisie | Nom et code de l'offre sélectionnée par le client |
| Point relais | Nom et adresse du point relais de livraison (si applicable) |
| ID expédition | Identifiant unique de l'expédition chez Boxtal |
| Enlèvement | « Sur place » ou nom et adresse du point de dépôt |
| Date d'enlèvement | Date de prise en charge souhaitée (si renseignée) |
Colisage¶
Un volet dépliable Colisage affiche le détail de chaque colis :
- Numéro du colis
- Nom de l'emballage utilisé
- Liste des produits contenus (code-barres, nom, quantité)
Colisage verrouillé après création
Tant que l'expédition n'est pas créée, l'emballage d'un colis peut encore être corrigé depuis la métabox de colisage (par exemple si le magasinier a utilisé un autre carton). Une fois l'expédition créée, le colisage est figé : toute modification exige d'annuler d'abord l'expédition.
Documents d'expédition¶
Selon l'état de l'expédition, différents éléments apparaissent :
| État | Affichage |
|---|---|
| Documents en attente | Bouton « Récupérer l'étiquette » pour forcer le téléchargement |
| Étiquette disponible | Bouton « Voir l'étiquette » ouvrant le PDF dans un nouvel onglet |
| Multi-documents | Liens individuels par type de document (étiquette, bordereau de remise, CN23, facture pro forma) |
Téléchargement automatique des documents
Les documents d'expédition (étiquettes, bordereaux) sont normalement reçus automatiquement. En cas de problème de réception, Caisse-Connect retente automatiquement toutes les heures. Vous pouvez aussi forcer le téléchargement avec le bouton « Récupérer l'étiquette ».
Boutons d'action¶
| Bouton | Description |
|---|---|
| Voir l'étiquette | Ouvre le PDF de l'étiquette (ou des documents fusionnés) dans un nouvel onglet |
| Annuler expédition | Annule l'expédition auprès de Boxtal. Cette action est irréversible |
| Rafraîchir le suivi | Force une mise à jour du statut de suivi auprès de Boxtal |
| Suivre le colis chez le transporteur | Lien externe vers la page de suivi du transporteur |
Annulation irréversible
L'annulation d'une expédition est définitive. Une fois annulée, il faudra créer une nouvelle expédition pour cette commande.
Timeline de suivi¶
Sous les boutons, une section dépliable Historique du suivi affiche la chronologie complète des événements de suivi, triée du plus récent au plus ancien :
- Date et heure de l'événement
- Code du statut (ANNOUNCED, SHIPPED, IN_TRANSIT, etc.)
- Message descriptif du transporteur
Cellule Expédition dans les tableaux de commandes¶
Dans le tableau des dernières commandes (Tableau de bord) et la liste des commandes, la colonne Expédition affiche un état synthétique :
| État | Affichage |
|---|---|
| Commande en retrait sur place | « Retrait sur place » |
| Offre Boxtal choisie, pas d'expédition | Bouton Créer |
| Expédition créée, étiquette pas encore disponible | Bouton Récup. |
| Expédition créée, étiquette disponible | Lien Étiquette |
| Suivi en cours ou finalisé | Code du statut de suivi (infobulle avec le libellé en français) |
| Aucune offre Boxtal | Tiret |